Как работать меньше, а успевать больше?
Осваиваем тайм-менеджмент.
Предлагаем девять методов, которые помогут тебе использовать своё время эффективнее.
1. Подготовься с вечера
Метод подойдет, если ты:
— долго засыпаешь из-за мыслей и переживаний о завтрашних делах
— с трудом просыпаешься рано утром, чтобы уделить время планированию
Записывай рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так ты оценишь свою нагрузку и распределишь дела без утренней суеты.
Главное: не пытайся уместить все дела на месяц в один день, иначе будешь стрессовать ещё сильнее.
2. Поставь дедлайны
Чёткие сроки сдачи работы стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Причём внешние дедлайны, когда нужно отчитаться перед руководителем или напарником, срабатывают лучше внутренних.
Главное: не жди, пока твои дедлайны начнут гореть.
3. Сначала выполни самое сложное
Самую сложную и неприятную задачу лучше сделать первой: с утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому тебе будет проще справиться с трудным делом и не придётся весь день тратить на тревогу.
Главное: не растягивай неприятную задачу надолго, иначе чем это лучше тревоги?
4. Дроби большие задачи
Масштабная задача пугает объёмом и неизвестностью. Чтобы к ней приступить, нужно декомпозировать её — разбить на небольшие этапы.
Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью, но стоит выделить конкретные шаги — и всё становится проще.
Главное: не заканчивай выполнение задачи только на декомпозиции.
5. Рассматривай задачи через матрицу Эйзенхауэра
Если наступил аврал, следует распределить дела по четырём категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Тогда станет понятно, как поступить с той или иной задачей.
— Важно и срочно — сделать. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
— Важно и несрочно — запланировать
— Неважно и срочно — делегировать
— Неважные и несрочные — удалить
Главное: оценивай объективно, иначе рискуешь перегрузить себя срочными и важными задачами.
6. Фиксируй время работы
Чередовать работу и отдых необходимо, чтобы предотвратить выгорание и сохранить интерес.
Установить контроль за временем помогают методы работы по таймеру. Например, техника Pomodoro: 25 минут на работу и пять минут на отдых. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Главное: увы, но времени на работу должно быть больше, чем на отдых.
7. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность часто снижает эффективность, поэтому для продуктивности лучше придерживаться принципа одной задачи: выбери самую важную и занимайся только ей.
Главное: это касается и обедов, где твоя главная задача — зарядить организм энергией. Так что отложи телефон в сторону — коллеги подождут окончания твоего перерыва.
8. Делегируй
Если есть задачи, с которыми кто-то справится лучше, — смело отдавай их этому человеку, а сам сосредоточься на том, что умеешь делать лучше всех.
Главное: все задачи должны в рамках полномочий — не стоит грузить коллег тем, что не входит в их обязанности, даже если они в этом профи.
9. Подводи итоги
В конце дня, недели, месяца перечисли все задачи, которые удалось выполнить в срок. Затем — дела, которые вызвали у тебя затруднения, а следом — те, что выполнить пока не удалось.
Так ты сможешь правильно оценить и понять, насколько точно распределяешь своё время и на что стоит обратить особое внимание.
Главное: не забывай хвалить себя за выполненные задачи.
